Skip to content

Vacancies

The Royal Danish Embassy in Riyadh is looking for a dynamic Personal Assistant to the Ambassador (local staff)

 

Position: Personal Assistant to the Ambassador

Type of employment: Full time permanent employment on a local contract

Starting date: 15 July 2019

Location: Danish Embassy in Riyadh, Saudi Arabia

Deadline for application: 3 June 2019

The Royal Danish Embassy in Riyadh is seeking to recruit a highly motivated, dynamic, energetic and focused Personal Assistant to the Danish Ambassador.

The Embassy represents the interests of Denmark in Saudi Arabia, Oman, Kuwait, Bahrain and Yemen. The Embassy focuses on government relations, commercial affairs, support for Danish citizens, issuance of visas for travelers to Denmark and public diplomacy.

The Personal Assistant to the Danish ambassador is a key function for the embassy. It requires a bright mindset, flexibility and an ability to multitask and prioritize within short deadlines. The Personal Assistant provides secretarial support to the Ambassador including handling of different administrative tasks. The position does also include preparation and coordination of programs and content for the Ambassador’s travel and meetings. Some official travel in the region should be expected.

Main tasks and responsibilities as Personal Assistant to the Ambassador:

  • Managing all incoming and outgoing correspondence and the Ambassador’s schedule.
  • Arranging meetings and appointments and making travel arrangements for the Ambassador.
  • Liaising with Governmental Authorities, Embassies and Businessmen etc.
  • Handling of administration related to the Ambassador in compliance with rules and regulations.
  • Preparing Notes Verbales, translating and filing documents.
  • Assisting with secretarial tasks for the Embassy, personnel affairs e.g. processing of visa, ID, car registration, insurance and driving licenses.
  • Arranging functions and official visits.
  • Arranging public diplomacy, cultural activities and events including the national day.
  • Back-up function in processing of visa applications during peak season. 
  •  Assisting with other tasks decided on an ad hoc basis.

Required qualifications

  • Degree in Administration, Management or relevant field for the position.
  • 2-5 years of experience from a similar position in a government related institution, embassy or a European company.
  • A positive, open-minded, pro-active, results-oriented and energetic attitude to handling of assignments.
  • A very structured mind-set and excellent planning and coordination skills.
  • Excellent command of English and Arabic.
  • IT proficiency.
  • Great interpersonal skills and team player abilities as well as interest in and willingness to share knowledge with – and learn from – colleagues.
  • Ability to work independently and efficiently.
  • Flexible and willing to adapt to the changing needs of the Embassy.
  • Ability to handle multiple tasks and work under time pressure.
  • Have a high level of integrity including a strong understanding of the Danish zero tolerance on corruption.
  • Experience with the Schengen visa rules would be an asset.
  • Knowledge or experience regarding GCC Region, Denmark, the Nordic countries and EU would be an asset.

Employment conditions

  • This is a local position at Royal Danish Embassy in Riyadh which is compensated according to qualifications and local conditions. You will be offered a full time permanent employment on a local contract based on the relevant local staff rules at the Embassy.
  • Your standard working hours will be 40 hours per week .
  • You will be entitled to five (5) weeks of paid holiday per year, accumulating by 2.08 days per month.
  • Your salary will reflect your qualifications, relevant experience and proven work-related results.
  • Workplace pension scheme.
  • You and your dependent family members will be offered reasonable coverage of sickness expenses.

Application and recruitment process

To apply for the position, please send your application (cover letter, CV, proof of relevant education, recommendations and 2-3 references) in English to the Royal Danish Embassy in Riyadh at ruhambjob@um.dk marked "Personal Assistant to the Ambassador" no later than 3 June 2019. The Embassy attaches great importance to equal opportunities for all and therefore welcomes applications from all qualified persons regardless of race, sex, religion, sexual orientation, age or disability.

Selected candidates will be invited for interviews. The chosen candidate must present a "No Criminal Record" and pass security clearance by the Danish authorities prior to appointment. If you have questions please contact the Consul, Mr Lars Balth Joensen (+966 5 5503 9460 or e-mail: larjoe@um.dk) or Deputy Head of Mission, Mr. Michael Schack Balle Jensen (+966 11 488 0101 or e-mail mijens@um.dk).

About us

The Royal Danish Embassy in Riyadh is part of the Danish Foreign Service. The Embassy covers Saudi Arabia, Oman, Kuwait, Bahrain and Yemen. The Embassy is an ambitious, high-paced and dynamic workplace with approximately 20 employees.

Fold alle afsnit ud
Fold alle afsnit ind

Praktikophold

Praktikanter til Danmarks ambassade i Saudi Arabien

Den danske ambassade i Riyadh tilbyder praktikophold

Ambassaden søger to gange årligt to studerende til praktikstillinger i henholdsvis den politiske afdeling og handelsafdelingen. Praktikperioden er fra henholdsvis den 1. februar til 31. juli og 1. august til 31. januar.

Ansøgningsfristen for næste praktikanthold er den 26. februar 2019.

Ambassaden tilbyder et afvekslende arbejdsmiljø med store personlige og faglige udfordringer. Praktikanterne inddrages i ambassadens daglige funktioner og forskellige arbejdsopgaver. Opholdet giver mulighed for selvstændigt arbejde og for at følge den politiske og økonomiske udvikling i regionen på nært hold. Det er samtidig en enestående mulighed for at opleve livet i et af Mellemøstens politisk vigtige lande, som også i økonomisk og handelsmæssig henseende byder på store muligheder. Kontrasten mellem det traditionelle og det moderne opleves på nært hold i Saudi-Arabien, hvor man desuden får mulighed for at få et indblik i de sociokulturelle mønstre, der gør sig gældende i et muslimsk samfund.

Derudover eksisterer der inden for ambassadekvarteret – Diplomatic Quarter - et rigtig godt socialt netværk mellem særligt de nordiske ambassader.

Ud over Saudi-Arabien dækker ambassaden Bahrain, Kuwait, Oman og Yemen.

Som praktikant vil du blive beskæftiget i en af nedenstående afdelinger:

Den politiske og administrative afdeling – Praktikanten vil her beskæftige sig med opgaver inden for det politiske, økonomiske, sektorpolitiske og kulturelle område. Deltagelse i møder, nyhedsovervågning og udarbejdelse af indberetninger er en vigtig del af arbejdsopgaverne. Desuden vil praktikanten også stifte bekendtskab med nogle af de administrative opgaver, som en mellemstor dansk ambassade varetager.

Handelsafdelingen – Praktikanten vil sammen med det øvrige handelsteam beskæftige sig med økonomisk diplomati og eksportfremme generelt, især i form af formidling mellem danske og saudiarabiske virksomheder. Personlig kontakt til virksomheder både i regionen og i Danmark vil være en del at arbejdet. Praktikanten vil desuden være med til at udarbejde månedlige rapporter, og skabe større sektorfaglig indsigt som et kerneprodukt i Business Club Denmark. Udover handelsrelaterede arbejdsopgaver skal du også varetage visse opgaver inden for det politisk-økonomiske analysearbejde som ambassaden varetager. Disse opgaver kan eksempelvis være mødedeltagelse, nyhedsovervågning og udarbejdelse af indberetninger. 

Som praktikant i begge afdelinger vil du også arbejde fokuseret med sociale medier - både for at skabe indhold samt administrere og promovere kommercielle aktiviteter for danske virksomheder. Erfaring, eller interesse for at skabe relevant indhold (video, billeder og tekst) er en fordel.

Vilkår:

Praktikanten kan være enten dansk eller udenlandsk statsborger.

For danske statsborgere gælder, at man skal være tilmeldt et studium på en højere læreanstalt i Danmark eller i udlandet.

Udenlandske statsborgere kan tilbydes praktikophold ved en dansk repræsentation, såfremt de har boet i Danmark igennem en længere årrække og på ansøgningstidspunktet har bopæl i Danmark og i øvrigt opfylder forudsætningerne. Det er endvidere en forudsætning, at praktikanten forbliver tilmeldt et studium på den højere danske eller udenlandske læreanstalt under praktikopholdet, og at han eller hun ikke allerede er i besiddelse af en akademisk uddannelse på masterniveau.

En studerende kan kun tildeles ét praktikophold i udenrigstjenesten.

Ambassadens fælles arbejdssprog er engelsk og dansk. Kendskab til arabisk kan være en fordel, men det er ikke et krav.

Som praktikant skal du være indstillet på selv at finansiere opholdet. Ambassaden stiller dog en møbleret delebolig med to separate soveværelser, stue, køkken og badeværelse til rådighed på ambassadecompounden - ansøger skal være indstillet på at denne bolig måske ville skulle deles med en person af det andet køn. Ambassaden yder et mindre kontanttilskud (1.000 kr. pr. måned) til opholdsudgifter iht. reglerne om dokumentation for afholdte udgifter. Praktikanten skal inden opholdet sørge for at tegne rejse- og ulykkesforsikring, som dækker sygdom og dødsfald.

Der gælder en række særlige visumregler for indrejse i Saudi-Arabien. Ambassaden forsøger så vidt muligt at indhente et ”multiple entry”-visum til praktikanten, hvilket blandt andet indebærer en obligatorisk udrejse fra Saudi-Arabien inden for de første 90 dage i landet. Praktikanten forestår selv udgifterne forbundet med visumansøgningen.

Ansøgninger:

Vi søger 2 praktikanter med start 1. august 2019. Praktikperioden er på 6 måneder.

Ansøgningsfristen er den 26. februar 2019.

Ansøgninger vedlagt CV, eksamensbeviser og evt. referencer skal sendes direkte til ambassaden på e-mail: ruhambjob@um.dk

Ansøgningen til handelsafdelingen bør være på engelsk. Ansøgningen til den politiske afdeling bør være på dansk. Det skal tydeligt fremgå af ansøgningen hvorvidt du søger praktikantstillingen i den politiske afdeling eller handelsafdelingen – eller begge.

Spørgsmål vedr. stillingen eller ansøgningsprocessen rettes til ruhamb@um.dk

Fold alle afsnit ud
Fold alle afsnit ind